Virtuelle Meetings mit mehr Spaß: Richtig virtuell führen

Virtuelle Meetings effektiv gestalten

Online Meetings sind heute ein wesentlicher Schritt bei der Schaffung einer kollaborativen Kultur, die das Herzstück von Organisationen des 21. Jahrhunderts ist.

Virtuelle Besprechungen sind eine fantastische Möglichkeit, Teams zusammenzubringen und Top-Talente zu binden. Der einzige Nachteil ist, dass es eine weitere Ebene der Komplexität zu deinem Zoom, Jitsi oder MS Teams Meeting hinzufügt.

Das passende Equipment für Videokonferenzen sowie die reibungslose Kommunikation können eine Herausforderung darstellen. Die Arbeit in virtuellen Teams lässt sich wunderbar einfach gestalten - du musst nur wissen, wie.

Wir zeigen dir in diesem Beitrag, wie du mithilfe von Videokonferenzkarten virtuelle Teams erfolgreich führen kannst und mehr Spaß und Lockerheit in jede Videokonferenz reinbringst.

Inhaltsverzeichnis

Plane dein Meeting wie ein Profi

Anstatt einfach nur ein offenes Meeting zu haben, wird oft empfohlen, eine Agenda vor dem Meeting an die Teilnehmer zu schicken.

Dies mag für Online Workshops sinnvoll sein, in denen ergebnisorientiert gearbeitet wird. Eine Agenda ist auch für Informationsveranstaltungen ein Muss.

Doch muss für jedes Meeting eine Agenda verschickt werden?

Die Antwort: Es kommt darauf an!
Viele Unternehmen bieten Online Meetings an, in denen es um den generellen Austausch von Kollegen geht und ein lockeres Gespräch im Vordergrund steht. Hierbei wird über den aktuellsten Stand von derzeit laufenden Projekten informiert.

Unsere Empfehlung für Videokonferenzen: Denk in Formaten!
Nicht immer bietet sich eine Videokonferenz an, für kurze Absprachen kann meistens eine Mail oder ein Telefonanruf ausreichen.

Welche Formate sollen deine Videokonferenzen abdecken bzw. für welche Zwecke sollen Videokonferenzen dienen?

Online Meetings effektiv leiten und moderieren mit mehr Spaß

Hier sind einige Formate für Videokonferenzen:

  • Infoveranstaltung, wie z. B. Stand Ups, Mitarbeiterversammlungen
  • Kaffee-Talk: Lockerer Austausch unter den Kollegen, Small Talk
  • Weekly: Teambesprechungen, Priorisierung von aktuellen TO DO’s im Team
  • Online Workshop: Gemeinsames Erarbeiten von Fragestellungen und der Antworten

Erfahre in einem weiteren Blogbeitrag anhand von 5 Tipps, wie du in deiner nächsten Videokonferenz professioneller aussehen kannst.

Bei der Planung deines Meeting musst dir bewusst sein, unter welchem Format das Meeting fällt und ob eine gewisse Vorbereitung notwendig ist.
Je nach Format, schickst du eine Agenda und ganz wichtig – den Einladungslink zum Online Meeting – an die Teilnehmer per Mail.

Der Einladungslink wird häufig vergessen. Teilnehmer müssen in ihren vielen Mails nach einem Link suchen und kommen zu spät. 

Technische Störungen mit Stil thematisieren

Gerade am Anfang einer Videokonferenz gibt es bei einigen Teilnehmern technische Störungen.
Sätze wie "Kann man mich hören?" und "Ist meine Kamera an?" kennt jeder und sollten nach nun mehr als einem Jahr Homeoffice der Vergangenheit angehören.
Ein Meeting sollte mit einer herzlichen Begrüßung aller Teilnehmer beginnen.

Um trotzdem andere Teilnehmer auf technische Störungen hinzuweisen sind Videokonferenzkarten hilfreich!

Wähle einfach die passende Karte aus und halte sie in die Webcam. Hier sind ein paar Karten zu technischen Störungen, die du verwenden kannst, ohne die laufende Präsentation zu unterbrechen:

Laute Geräusche im Hintergrund! Bitte muten!

Videokonferenz Online Moderationskarten

Jemand tippt laut auf seiner Tastatur herum und du kannst nicht identifizieren, wer das sein mag. 
Derjenige wird darauf aufmerksam gemacht, sobald mehrere Teilnehmer die gleiche Karte in die Webcam halten. 

Ich kann dich nicht hören! Liegt's an mir oder an dir?

Videokonferenzkarten Online Moderationskarten
Der Vortragende beginnt seinen Bildschirm zu teilen und fängt mit seiner Präsentation an. Leider hörst du nicht, was er sagt. Du bist unsicher, ob es an dir oder an dem Vortragenden liegt.
In den Chat kann der Vortragende nicht schauen, da er am Präsentieren ist.
Du hältst die folgende gelbe Karte in die Webcam. Halten andere Teilnehmer ebenfalls die gleiche Karte in die Kamera, weißt du, dass es am Vortragenden liegt. Die Karte signalisiert sieht ihm, dass er nicht zu hören ist.

Du merkst, dass du die Person mit den technischen Störungen ist, sobald du die einzige bist, die die Karte hochhält.

Bild eingefroren! Oder ist meine Internetverbindung schuld?

Ähnlich wie die vorherige Karte: Zum Abchecken, ob die technische Störung beim Vortragenden oder bei einem selbst liegt.

Dinge, die du tun kannst, um Diskussion und Beteiligung in Online Meetings zu fördern

Ein Workshop lebt von aktiver Teilnahme und regen Diskussionen. Hierbei stecken deine Top Talente ihre Köpfe zusammen, um im Team Lösungen für Fragestellungen zu erarbeiten.
Als digitale Führungskraft musst du sicherstellen, dass deine Teams und Manager Videokonferenzen effektiv nutzen sowie Diskussion und Beteiligung fördern.
Deshalb haben wir eine einfache Möglichkeit geschaffen, Online-Meetings gezielt zu moderieren und gleichzeitig für mehr aktive Teilnahme zu sorgen: mit Videokonferenzkarten!

Dank des intuitiven Designs und den bekannten Emojis begleiten, unterstützen und motivieren die Videokonferenzkarten alle Teilnehmer dabei, sich am Lösungsfindungsprozess aktiv zu beteiligen.
Um Diskussionen zu fördern und ein Stimmungsbild deines Teams zu holen, eignen sich folgende Kommunikationskarten:

Grünes Licht für gute Ideen 

Videokonferenzkarten Online Moderationskarten
Eine Idee ist gut und verdient mit einem kurzem "Gefällt mir" Wertschätzung. Hält mehr als die Hälfte der Teilnehmer diese grüne Karte in die Kamera, weißt du, dass diese Idee vom Team auf jeden Fall mitgetragen wird. Ideal für schnelle Abstimmungen.

Ich sehe Rot: Diskussionen erkennen

Videokonferenzkarten Online Moderationskarten
Teilnehmer A bringt ein Argument, worauf Teilnehmer B und C eine rote Karte in die Webcam halten: Sie signalisieren, dass sie diesen Punkt anders sehen.
Als Moderator hast du einen Überblick, wer zustimmt und wer noch Bedenken hat. Abwechselnd kannst du Teilnehmer mit unterschiedlichen Ansichten drannehmen, um so eine Diskussion mit PRO und CONTRA Argumenten zu fördern.

Die Karte für deinen Geistesblitz

Videokonferenzkarten Online Moderationskarten

Ein Teilnehmer äußert keine Ablehnung, möchte aber eine Aussage oder Argumentation des Vorredners um weitere wichtige Informationen ergänzen. Hierzu kann die Person diese grüne Karte hochalten und signalisiert mit dieser Karte, dass sie einen Punkt weiter ausführen möchte.

Das STOPP Schild in jedem Online-Meeting 

Videokonferenzkarten Online Moderationskarten
In einer hitzigen Diskussion kann es schnell vorkommen, dass einige Teilnehmer nicht mehr mitkommen und den Faden im Gesprächsverlauf verlieren.
Diese rote Karte zeigt deutlich, dass sie nicht mitkommen.

Achte als Moderator auf diese rote Karte, um in einer Diskussion einen Punkt zu Ende ausführen zu lassen, um anschließend wichtige Punkte zu wiederholen.

Eine kurze Zusammenfassung und deine Nachfrage, was konkret nicht verstanden wurde, hilft anderen Teilnehmern sich wieder an der Diskussion zu beteiligen.

Auch prüfst du durch das kurze Wiederholen der bisher genannten Punkte die Richtigkeit der Informationen und ob andere das gleiche Verständnis wie du haben.

Die Stimmungskanone  

Videokonferenzkarten Online Moderationskarten
Virtuelle Zusammenarbeit stärken bedeutet gleichzeitig auch für mehr Lockerheit und Spaß zu sorgen!
Die Karte MACHEN! ist die Stimmungskanone in deinem Meeting, mit der du kurz und knackig deine Anerkennung ausdrückst.
Motiviert alle Teilnehmer zur Umsetzung ihrer Ideen und bestärkt sie in ihrem Handeln. 
Virtuelles Führen kann ganz einfach ausgedrückt werden.

Was ist zu tun, wenn es nichts Neues zu sagen gibt?

Videokonferenzkarten Online Moderationskarten

Diskussionen, die nichts mehr mit dem eigentlichen Thema zu tun haben, sollten frühmöglichst unterbunden werden.

Doch in den meisten Fällen ist es schwierig, jemanden in seinem Redefluss abrupt zu unterbrechen.

Besser ist es durch höfliches Halten der GAME CHANGER Karte Wir drehen uns im Kreis dem Redenden zu signalisieren, dass er nicht mehr beim eigentlichen Thema ist.

So fühlt sich niemand vor dem Kopf gestoßen und es wird vor allem wertschätzend und effektiv kommuniziert.

So lockerst du jedes Meeting auf

Videokonferenzkarten Online Moderationskarten
Besonders geeignet für Meetings mit sehr spannungsgeladen Momenten und die drückende Stimmung unmotivierend für alle wirkt:
Spätestens mit dieser Karte sind sich alle Teilnehmer einig! Aus einem vorherigen "Nein" wird jetzt auf jeden Fall ein "Ja". 

Nutze Pausen strategisch dazu, um ein Meeting aufzulockern und den Teilnehmern den Freiraum für neue Gedanken zu lassen.
In längeren Meetings empfehlen wir spätestens nach einer Stunde eine kurze Pause für dich und deine Teilnehmer einzuplanen. 
Pausen sorgen für frischen Wind und Entspannung.  

"Ich bin mal kurz weg" 

Videokonferenzkarten Online Moderationskarten

Die eigene Abwesenheit während eines Meetings kann auf charmante Art und Weise entschuldigt werden. Jeder weiß Bescheid, dass die Person kurz weg ist ohne dass die Person den Vortragenden unterbrechen muss. 

Der leise Abgang

Videokonferenzkarten Online Moderationskarten
Leise Abgänge unterbrechen weder einen Redefluss noch führen sie zur Verwirrung.
Die Zeit ist schon fortgeschritten und Teilnehmer weisen mit dieser Karte darauf hin, dass sie gleich los müssen.
Als Moderator weißt du Bescheid, dass die Person aufgrund eines Folgetermins nicht mehr wiederkommt. Ohne Unterbrechungen kann dein Meeting weiter fortfahren.

Team Meetings gestalten mit Spaß und Humor

Videokonferenzen und Online Workshops können richtig viel Spaß machen - vorausgesetzt die Kommunikation stimmt! Hierbei braucht es eine gute virtuelle Führung, die eine erfolgreiche virtuelle Teamarbeit ermöglicht. Gestalte deine Team Meeting locker und unterhaltsam.

Mit diesem Moderationskarten Set kann sich dein Team trotz räumlicher Distanz in Diskussionen einbringen und Ideen abstimmen. Ob für virtuelle Konferenzen, Online Trainings, oder für einen virtuellen Workshop: Es kommt immer auf eine gute Moderation an.

Nutze unsere Videokonferenzkarten, um Meetings interaktiver und lockerer für alle Beteiligten zu gestalten. Die Moderationskarten ergänzen jeden Moderationskoffer und können die Kommunikationsprobleme von dir und deinem Team schnell lösen.